Minotavros
Μια web εφαρμογή σε παραγωγή που αντικατέστησε τα τηλέφωνα, τα ομαδικά chat και τα λογιστικά φύλλα για μια επιχείρηση βραχυχρόνιας μίσθωσης διαμερισμάτων στην Ελλάδα. Ρεσεψιόν, συντήρηση, καθαριότητα, hosts και επισκέπτες δουλεύουν από την ίδια ζωντανή εικόνα κάθε δωματίου.
minotavros.xyz
Με μια ματιά
- Η πρόκληση
- Εκατοντάδες διαμερίσματα σε μια πόλη, που λειτουργούσαν με τηλέφωνα, ομαδικά chat και λογιστικά φύλλα.
- Τι φτιάξαμε
- Ένα ζωντανό σύστημα για 369 δωμάτια: συντήρηση, πίνακας δωματίων, έλεγχοι καθαριότητας, αναφορές και AI βοηθός.
- Το αποτέλεσμα
- 96%
- των 1.628 καταγεγραμμένων βλαβών επιλύθηκαν
- Έκλεισαν οι 1.565, και καμία από τις υπόλοιπες δεν έχει απλώς ξεχαστεί.
- Πλατφόρμα
- minotavros.xyz
- Αντικείμενο
- Σχεδιασμός και full-stack ανάπτυξη, 15 modules, 7 ρόλοι
- Κλίμακα
- 369 δωμάτια, μία ζωντανή εικόνα
- Κατάσταση
- Σε λειτουργία, σε καθημερινή χρήση
- Έτος
- 2026
Η ανάθεση
- δωμάτια σε περισσότερα από 50 ακίνητα
- 369
- καταγεγραμμένες βλάβες
- 1.628
- των βλαβών επιλύθηκαν (1.565)
- 96%
- ταχύτεροι έλεγχοι δωματίων από την καθαριότητα, σύμφωνα με την επιχείρηση
- 10×
Εκατοντάδες διαμερίσματα, σκορπισμένα σε μια πόλη, που λειτουργούσαν μέσα από νήματα συνομιλιών.
Ένα ξενοδοχείο έχει ένα κτίριο και μία ρεσεψιόν. Αυτή η επιχείρηση έχει εκατοντάδες διαμερίσματα σε δεκάδες κτίρια, το καθένα με τη δική του κλειδοθήκη, το δικό του πρόγραμμα καθαριότητας και τις ιδιαιτερότητές του. Πριν από το Minotavros, η κατάσταση ενός δωματίου ζούσε στο μυαλό κάποιου ή σε ένα μήνυμα που κανείς δεν ξανάβρισκε.
Σήμερα κάθε βλάβη, κάθε καθαρισμός, κάθε κωδικός κλειδοθήκης και κάθε έλεγχος περνά από μία εφαρμογή, στα ελληνικά και στα αγγλικά. Επτά ρόλοι, ο καθένας προσγειώνεται εκεί που είναι η δουλειά του και βλέπει μόνο ό,τι χρειάζεται.
Δεν υπάρχει server για συντήρηση. Ο client μιλά απευθείας με το Firestore κάτω από αυστηρούς κανόνες, και ό,τι απαιτεί αυξημένα δικαιώματα ή τρίτες υπηρεσίες τρέχει σε Cloud Functions. Serverless, σε πραγματικό χρόνο, και φθηνό στη λειτουργία.
Η προσέγγιση
Συντήρηση που λέει γιατί κόλλησε μια εργασία
Τα περισσότερα συστήματα σταματούν στο «ανοιχτό» και «κλειστό». Εδώ μια εργασία που δεν προχωρά λέει τι περιμένει — τεχνικό, υλικά, βάψιμο ή κεφαλαιουχική δαπάνη — ώστε ο υπεύθυνος να λύσει το εμπόδιο αντί να κυνηγά τον συντηρητή. Κάθε εργασία έχει υπεύθυνο, προτεραιότητα από SOS έως χαμηλή, ετικέτες και φωτογραφίες. Η ρεσεψιόν καταγράφει μια βλάβη από μία φόρμα: η επιλογή ακινήτου συμπληρώνει διεύθυνση και όροφο, και ένας έλεγχος διπλοεγγραφής προειδοποιεί αν η ίδια βλάβη είναι ήδη ανοιχτή.
Ένας πίνακας δωματίων για τρεις ομάδες
Κάθε δωμάτιο είναι μια κάρτα που περνά από σταθερή σειρά: ανέλεγκτο, καθαρισμένο, κλειδοθήκη έτοιμη, έτοιμο. Η καθαριότητα, ο έλεγχος κλειδοθήκης και η τελική επιθεώρηση είναι ξεχωριστά βήματα με διαφορετικούς υπεύθυνους, και το χρώμα δείχνει πόσο έχει προχωρήσει το δωμάτιο. Το πρόγραμμα της ημέρας εισάγεται από το PMS, ο αριθμός και ο κωδικός της κλειδοθήκης βρίσκονται σε κάθε κάρτα, και οι ανοιχτές βλάβες εμφανίζονται στο δωμάτιο που αφορούν. Οι λογαριασμοί καθαριότητας μπορούν να περιοριστούν σε μία ομάδα ακινήτων.
Hestia: το πρωινό πλάνο σε τρία κλικ
Το σύστημα διαχείρισης ακινήτων εξάγει Excel. Η καθαριότητα χρειάζεται χαρτί. Το Hestia διαβάζει το αρχείο, βρίσκει αφίξεις, αναχωρήσεις, διαμονές και ποιες μακριές διαμονές χρειάζονται ενδιάμεσο καθαρισμό, και παράγει μια επεξεργάσιμη προεπισκόπηση και ένα PDF ανά ομάδα. Το PMS δεν έχει αξιοποιήσιμο API, οπότε το Hestia ανέχεται μετονομασμένες στήλες και περίεργα ονόματα δωματίων, και ταιριάζει κάθε γραμμή με το μητρώο δωματίων. Μια ατελής ενσωμάτωση που δουλεύει αξίζει περισσότερο από μια τέλεια που μένει στα σχέδια.
Αριθμοί πάνω στους οποίους αποφασίζει η διοίκηση
Επειδή κάθε ενέργεια περνά από την εφαρμογή, οι αναφορές έρχονται δωρεάν. Απαντούν σε λειτουργικά ερωτήματα: ποιο συνεργείο πρέπει να κλείσουμε, ποιο κτίριο κοστίζει περισσότερο, μεγαλώνει η ουρά εκκρεμοτήτων; Νέες έναντι ολοκληρωμένων εργασιών ανά εβδομάδα, ανάγκες σε τεχνικούς και υλικά από τις μπλοκαρισμένες εργασίες, εκτυπώσιμη αναφορά ανά κτίριο, και καρτέλες για κατάσταση δωματίων, ολοκλήρωση καθαρισμών και δραστηριότητα προσωπικού.
Όταν μια διαμονή πάει στραβά, καταγράφεται και η αποκατάσταση
Το να φτιαχτεί η βρύση είναι η μισή δουλειά. Η άλλη μισή είναι τι θυμάται ο επισκέπτης. Τρία modules κλείνουν αυτόν τον κύκλο. Το προσωπικό εκδίδει ένα voucher αποζημίωσης από ένα παράθυρο, δεμένο με την αρχική κράτηση και μια αιτία, με μοναδικό κωδικό, ημερομηνία λήξης και δίγλωσσο PDF. Στο τέλος κάθε βάρδιας ο host καταθέτει μια δομημένη αναφορά αντί για ένα μακρύ μήνυμα στο chat. Και οι κριτικές από τα κανάλια κρατήσεων εισάγονται, καθαρίζονται από διπλοεγγραφές και ταιριάζονται με τις κρατήσεις, ώστε η βαθμολογία να φτάνει στο δωμάτιο και στη διαμονή όπου ανήκει, δίπλα στο ιστορικό συντήρησης του δωματίου.
Τι πήγαινε συνέχεια στραβά
Κάθε module απαντά σε κάτι που πήγαινε συνέχεια στραβά.
- Μια βλάβη δηλωνόταν στο τηλέφωνο και μετά ξεχνιότανγι' αυτό κάθε εργασία έχει πλέον υπεύθυνο, προτεραιότητα και λόγο αναμονής: τεχνικός, υλικά, βάψιμο ή κεφαλαιουχική δαπάνη.
- Η ρεσεψιόν δεν ήξερε αν ένα δωμάτιο ήταν έτοιμο πριν φτάσει ο επισκέπτηςγι' αυτό καθαριότητα, κλειδοθήκη και επιθεώρηση προχωρούν το δωμάτιο ένα χρώμα τη φορά. Πράσινο σημαίνει έτοιμο, χωρίς κανένα τηλεφώνημα.
- Τα ημερήσια πλάνα καθαριότητας πληκτρολογούνταν με το χέρι κάθε πρωί από τα αρχεία του PMSγι' αυτό το Hestia παίρνει το Excel και επιστρέφει αφίξεις, αναχωρήσεις, διαμονές και ενδιάμεσους καθαρισμούς ως εκτυπώσιμο PDF ανά ομάδα.
- Οι επισκέπτες δεν είχαν άλλο κανάλι από το τηλέφωνο, και το προσωπικό δεν είχε τρόπο να δείξει πρόοδογι' αυτό οι επισκέπτες δηλώνουν μια βλάβη με φωτογραφία, παρακολουθούν την εξέλιξή της και διαβάζουν τις οδηγίες check-in.
- Η διοίκηση δεν είχε αριθμούς: ποια κτίρια χαλάνε περισσότερο, ποια συνεργεία χρειάζονται, πόσο γρήγορα κλείνουν οι εργασίεςγι' αυτό υπάρχουν τάσεις, κατανομές προτεραιότητας και κατάστασης, ανάγκες σε τεχνικούς και υλικά, ανάλυση ανά κτίριο και δραστηριότητα προσωπικού.
- Αναλώσιμα, ιματισμός, vouchers αποζημίωσης και γενικοί καθαρισμοί ζούσαν το καθένα σε ξεχωριστό λογιστικό φύλλογι' αυτό το καθένα είναι πλέον module πίσω από το ίδιο login, και κάθε ρόλος βλέπει μόνο ό,τι χρειάζεται.
Μόλις το προσωπικό άρχισε να συνδέεται κάθε μέρα, κάθε παράπλευρη διαδικασία που ζούσε σε λογιστικό φύλλο έγινε module: γενικοί καθαρισμοί, βιολογικοί καθαρισμοί, αποθήκη και ιματισμός, vouchers αποζημίωσης, ανάλυση κριτικών επισκεπτών, αναφορές βάρδιας των hosts, βιβλιοθήκη εγχειριδίων. Μοιράζονται τα ίδια ακίνητα, δωμάτια, χρήστες και δικαιώματα — που επιβάλλονται δύο φορές, από τα routes στον client και από τους κανόνες ασφαλείας του Firestore στον server.
Σε αριθμούς
Στοιχεία από το σύστημα παραγωγής, Σεπτέμβριος 2026.Κάτω από το καπό
- 7 ρόλοι χρηστών, 29 λογαριασμοί προσωπικού
- 15 λειτουργικά modules
Αποτέλεσμα
Από τις 1.628 καταγεγραμμένες βλάβες έχουν κλείσει οι 1.565, και ένας έλεγχος δωματίου από την καθαριότητα παίρνει πλέον περίπου το ένα δέκατο του χρόνου.
Οι 63 που μένουν ανοιχτές έχουν η καθεμία υπεύθυνο και δηλωμένο εμπόδιο, άρα καμία δεν έχει απλώς ξεχαστεί — που ήταν και το αρχικό παράπονο. Ο ελεγκτής πατά μια κάρτα στον πίνακα αντί να τηλεφωνεί στο γραφείο, και η ρεσεψιόν βλέπει το δωμάτιο να πρασινίζει τη στιγμή που συμβαίνει. Το πρωινό πλάνο παράγεται, δεν πληκτρολογείται. Και 197 vouchers, 139 αιτήματα γενικού καθαρισμού και πάνω από 500 αναφορές βάρδιας ζουν πλέον σε ένα μέρος με ιστορικό, αντί για ξεχωριστά λογιστικά φύλλα και νήματα συνομιλιών. Το να μοντελοποιηθεί το εμπόδιο, όχι μόνο η κατάσταση, βοήθησε τη ροή της δουλειάς περισσότερο από οποιοδήποτε dashboard: με το «χρειάζεται τεχνικό» και την «έλλειψη υλικών» ως κανονικές καταστάσεις, η λίστα εκκρεμοτήτων του υπεύθυνου γράφεται μόνη της. Και η εφαρμογή συνέχισε να αλλάζει ενώ το προσωπικό τη χρησιμοποιούσε κάθε μέρα — από JavaScript σε TypeScript, από dashboards ενός αρχείου σε feature modules, ένα αρχείο τη φορά, χωρίς καμία ολική επανεγγραφή.
- Τεχνολογίες
- React 19, TypeScript, Firebase, Gemini
Τρέχετε ακόμη τα δωμάτια με τηλέφωνα, ομαδικά chat και λογιστικά φύλλα;
Απαντάμε μέσα σε μία εργάσιμη ημέρα.
